Практика использования CRM FlyDoc для малого бизнеса

Что такое FlyDoc

FlyDoc - это интегрированная система управления компанией, обеспечивающая как товарный и денежный учет для нужд управления, так и создание электронного архива и системы выдачи и контроля исполнения поручений.

Интегрированность подсистем и единый пользовательский интерфейс позволяют в одной программе работать с учетными документами, с отсканированными документами и электронными письмами, с календарем и списком дел.

Тем, что объединяет учет и управление, является список клиентов компании. FlyDoc предоставляет удобный доступ к аналитическим данным о взаиморасчетах с клиентами, быстрый просмотр хранящейся в корпоративной базе данных электронной корреспонденции, такой как договора, письма, претензии, прайс-листы и прочие документы. Возможность планировать рабочее время и расставлять приоритеты и сроки исполнения поручений, привязывая дела к клиентам компании, делаетFlyDoc мощным решением для организации системы управления продажами - CRM.

Как построить свою систему CRM на базе FlyDoc

Только что инсталлированная система FlyDoc уже имеет все необходимое для начала организованной работы с клиентами. При наличии большого количества ранее имевшейся информации о клиентах достаточно представить ее в виде файла Excel, чтобы затем импортировать в базу данных FlyDoc при помощи специального программного модуля.

Имеющиеся бумажные документы можно отсканировать и поместить в виде графических файлов-вложений в электронные документы FlyDoc. При этом можно делать отдельные документы для каждой бумаги, складывать однотипные файлы в один документ или, если такая практика будет сочтена более удобной, поместить все отсканированные файлы в карточку клиента.

Перед началом работы полезно продумать структуру электронного архива, а также тип и количество полей в карточках различных документов. Документы могут содержать официальную и коммерческую информацию о клиентах, адреса и телефоны, числа и даты в любых сочетаниях и количествах. Мощная система поиска позволяет быстро найти нужные записи и просмотреть их в виде отсортированного списка, дерева или даже календаря.

По мере автоматизации дополнительных участков офисной работы можно создавать и новые типы документов FlyDoc, такие как учетная карточка оборудования, документ для согласования счета на оплату и любые другие каждодневно выполняемые операции. Гибкая система выдачи прав доступа позволяет как выдавать доступ к документу группе сотрудников, так и назначать несколько исполнителей и отправлять документ на проверку или согласование нескольким кураторам.

FlyDoc предоставляет возможности персонифицированной рассылки писем по списку клиентов без использования внешних почтовых программ. Так можно отправлять, например, новогодние поздравления, или специальные коммерческие предложения для клиентов из конкретного региона. До начала автоматической отправки писем перечень клиентов можно отфильтровать по заданному условию.

Для планирования работы FlyDoc предоставляет, в дополнение к списку дел и календарю, механизм напоминаний. Обычные и циклические напоминания могут существовать сами по себе или будучи привязанными к какому-либо заданию (документу). Это очень хорошо организует работу менеджера. В самих электронных документахFlyDoc имеется форум (обсуждение), а также журнал всех действий с документом. Все новые записи, например, обсуждение результатов переговоров с конкретными клиентами, можно просмотреть в специальном окне, чтобы быстро оценить события, произошедшие на работе с момента последнего запуска программы сотрудником.

Аналитическая направленность CRM представлена разнообразными отчетами о деятельности сотрудников, о трудозатратах и о состоянии клиентской базы. Стоит отметить, что в этой же программе можно получать отчеты об имеющихся и зарезервированных товарах на складах, о товарах в пути и о динамике продаж.

Для компаний, бизнес-процесс которых не сразу начинается с оформления договорных отношений с покупателем, работу в CRM FlyDoc можно сделать проще и удобнее. На стадии телефонных переговоров или электронной переписки информацию о потенциальном клиенте можно вносить в специально созданный тип документа, собирая данные о клиенте, такие как направленность деятельности, предполагаемый объем закупок и т.п., а после заключения договора просто заполнить клиентскую карточку и указать клиента в вышеупомянутом документе. Такая организация работы позволит не засорять клиентскую базу малоперспективными записями или вообще "мертвыми душами", при этом не теряя потенциально полезной информации и сохраняя протоколы всей работы менеджеров.

Преимущества перед другими решениями

В 2006 году компания FlyDoc сделала доступной бесплатно специальную версию системы FlyDoc 2.0.7 Community Edition для трех компьютеров. При этом система включает практически все важные функции коммерческой версии и полностью совместима с платной версией FlyDoc по формату данных. Бесплатная версия FlyDoc - отличный старт для небольшой фирмы, а для крупной компании - редкая возможность без затрат опробовать современное решение и проанализировать возможности по использованиюFlyDoc для управления бизнесом.

Основное преимущество CRM-системы FlyDoc - полная интеграция с системами учета и электронного документооборота. Это повышает надежность всей системы в целом и резко снижает издержки на обучение пользователей, сопровождение системы, а также уменьшает объемы работ по внедрению новых информационных технологий за счет уже готовых механизмов интеграции.

FlyDoc содержит гибкую, автоматически работающую систему обмена данными между территориально разделенными подразделениями. Вновь введенные данные архивируются и шифруются, таким образом файлы данных становятся пригодными для передачи по обычным каналам электронной почты.

Важным преимуществом FlyDoc являются использованные технологии Java. FlyDoc отлично работает на Windows, Linux, FreeBSD и MacOS, в том числе и одновременно на разных операционных системах, установленных на различных рабочих местах. Это облегчает перевод офисов на бесплатные программы. Отчеты, генерируемые системой, могут быть прочтены как с помощью Microsoft Office, так и в электронных таблицах OpenOffice.org.

FlyDoc легко настраивается, исходя из потребностей Вашего бизнеса. Например, в карточке клиента, помимо стандартного набора полей, можно завести любое количество полей разных типов, чтобы собирать важную и специфическую для конкретной фирмы информацию о покупателе, а затем осуществлять поиск и сортировку клиентов по любым из этих атрибутов.

В целом информационная система FlyDoc представляет собой образец современного доступного решения, которое может расти и развиваться вместе с использующей его фирмой, не требуя больших расходов на администрирование и сопровождение.FlyDoc использует свободные СУБД, не предъявляющие завышенных требований к серверному оборудованию, и отлично работает на обычных для сегодняшнего офиса компьютерах.